MATURA PISEMNA

 

POZIOM PODSTAWOWY

Writing a formal and/ or informal letter is a typical examination task.

Differences between a formal and informal letter.

Formal and informal letters differ in several aspects. These are:

  • Layout, that is, the way you put the address, date, signature, etc. on a page;
  • Style, that is, the way you address the recipient;
  • Register, that is, the language you use.

 

Formal letter

The layout of a formal letter is very important. You should include the following elemnts in particular parts of the page:

  • your address (not your name!) in the top right-hand corner of the page;
  • the date below your address;
  • the recipient’s name and address on the left-hand side below the date.

Remember! Do not use contracted forms (form skróconych, takich jak np. “I’ve”, “don’t”, “I’d”, itp.) in formal letters!

 

You can begin a formal letter in a few ways.

  • If you know the recipient’s name, e.g. Brown, start with
    • Dear Mr./ Mrs./ Miss/ Ms Brown…
  • If you don’t know the recipient’s name, you may start with:
    • Dear Sir,
    • Dear Sirs,
    • Dear Sir or Madam,
    • To Whom It May Concern.

Uwaga! Po wyżej wymienionych zwrotach nie stosujemy wykrzyknika, ale przecinek.

 

1. Letter of Enquiry (List z pytaniem o informację)

This is a kind of letter which you write in order to obtain certain information. For example, you may be asked to ask for information concerning possibilities of using a library. Remember to explain what information you want to get and why

Useful phrases:

You can start your letter of enquiry with:

  • I am writing to ask/ inquire/ enquire about… – Piszę, żeby zapytać o…
  • May I ask for/ request information… – Czy mogę prosić o informacje…
  • Could you please send further information concerning… –  Proszę o przesłanie mi dalszych informacji dotyczących…
  • I would be grateful if you could send me details of… –  Byłbym wdzięczny, gdyby przesłali mi Państwo szczegółowe informacje dotyczące….

You can finish your letter with:

  • I look forward to receiving… – Oczekuję, że otrzymam…
  • It would be of great help if you could send me the information. –  Gdyby mogli mi Państwo przesłać informacje, byłoby to bardzo pomocne.

 

2. Application for a job

You can be asked to write an application for a part-time or seasonal job. In such a letter you may be asked to:

  • explain which post you are interested in;
  • indicate where you found the advertisement you are replying to;
  • give information about yourself;
  • state why you are interested in the job and what your qualifications are.

Useful phrases:

You can start your letter of application with:

  • I am writing with regard to your advertisement. –  Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie.
  • I would like to apply for the post of… –  Chciałbym kandydować na stanowisko…

You can finish your letter of application with:

  • Please contact me regarding an interview. – Proszę skontaktować się ze mną w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej.
  • I look forward to meeting you. – Czekam na spotkanie z Państwem.

 

 3. Letter of Complaint (Zażalenie, skarga, reklamacja)

If you happen to write a letter of complaint, you ought to:

  • explain briefly why you are writing (e.g. that you bought a faulty product);
  • give further details of the reason for your complaint;
  • inform what you expect to be done with the situation (e.g. that you want your money back).

Useful phrases:

You can start your letter of complaint with:

  • I am writing to complain about… – Piszę, by złożyć zażalenie w sprawie…
  • I was disgusted by… –  Byłem zdegustowany…
  • I am writing to express my dissatisfaction with… –  Piszę, żeby wyrazić moje rozczarowanie…

You can finish your letter of complaint with:

  • I hope you will replace (the product)… – Mam nadzieję, że wymienicie (produkt)…
  • I must insist that you… – Domagam się, żeby Państwo…
  • I trust the matter will be resolved… – Wierzę, że problem ten zostanie rozwiązany…

 

Endings

  • If you know the recipient’s name and started the letter with e.g.
    • Dear Mr. Brown, you may finish with: Yours sincerely
      (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).
  • If you don’t know the recipient’s name, and therefore started with e.g.
    • Dear Sir or Madam, finish with Yours faithfully
      (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).

Before Yours faithfully/ sincerely you can insert the expression “Best regards” or “Kind regards” (Łączę pozdrowienia).

 

List formalny – główne wymogi

  • powinien być czytelny, napisany w przejrzystym układzie, adres i inne części listu powinny być wyraźnie wyodrębnione;
  • styl grzeczny i bezosobowy (czyli stosujemy przyjęte formy np. pożegnania i powitania zamiast dowolnych,
    (nie piszemy: lots of kisses tylko Yours faithfully itd.;
  • używamy pełnych form gramatycznych (np. nie I’d like tylko I would like, nie: I’m tylko I am itd.);
  • stosujemy wyszukane słownictwo, np.
    I am writing to enquire whether you could help me (a nie: Can you help me?;
  • często używamy strony biernej
    Your luggage will be delivered as soon as possible, (a nie: We’ll send your luggage ASAP);
  • formułujemy zdania złożone oraz używamy słów, takich jak:
    • moreover (co więcej),
    • however (jakkolwiek),
    • on the other hand (z drugiej strony)

 

Zapamiętaj układ listu formalnego

(1)                                                                                                                                                adres nadawcy
data
Najczęściej najpierw podajesz
dzień tygodnia, następnie dzień miesiąca i miesiąc:
Tuesday, 17th September
Datę możesz zapisać także w skrócie:
Tue, 17th Sep

 

nazwisko odbiorcy
adres odbiorcy

 

(2) Zwrot grzecznościowy,

  • Wstęp (podajemy, dlaczego piszemy, powołujemy się na odpowiednie pisma, jeśli to odpowiedź na inny list; podajemy datę, jeśli to odpowiedź na ogłoszenie w gazecie)
  • Rozwinięcie (omawiamy sprawy, jakie mamy do przekazania adresatowi)
  • Zakończenie (podsumowujemy ustalenia, zadajemy pytania, prosimy o odpowiedź, np.
    I look forward to hearing from you – czekam niecierpliwie na odpowiedź.

Yours faithfully/Yours sincerely

Imię i nazwisko
Odręczny podpis

Uwaga

  • Przeciwnie niż po polsku! W adresie nadawcy nie piszemy imienia i nazwiska, tylko adres (zaczynając od numeru domu i ulicy)
  • Typowy zwrot grzecznościowy to: Dear Sir/Madam (jeśli nie znamy osoby, do której piszemy); jeśli znamy, piszemy:
    Dear Mrs Kowalska; Uwaga: nigdy po angielsku nie piszemy Dear Mrs/Mr plus imię, to duży błąd!
  • Kończymy:
    • Yours faithfully – gdy nie znamy nazwiska adresata listu
    • Yours sincerely – gdy znamy
  • Każda nowa kwestia i sprawa powinny być w osobnym akapicie! Często akapity oddzielone są jeszcze dodatkową interlinią.

Informal letters

There are a few types of letters, depending on the reason for writing.

You can be asked to write an informal letter, for example a postcard to a friend. Always follow the instructions and include the information you are given.
In an informal letter you can (or even should) use every day language and contracted forms (“I’ve”, “We’ll”, “She’s”, etc.).

Beginnings an informal letter can be started with:

  • Dear (Peter), – Drogi (Piotrze)!
  • Hi – Cześć!
  • Hello – Cześć!

Endings

  • Best wishes – Pozdrawiam
  • Love – Całuję

 In an informal letter you may be required to:

  1. apologise;
  2. ask for information;
  3. give information;
  4. invite someone;
  5. give directions;
  6. give advice, etc.

Uwaga!

W liście prywatnym zazwyczaj będziesz musiał zamieścić kilka informacji różnego typu, np. przeprosić, że nie przyjedziesz na umówione spotkanie z kolegą, zaproponować inny termin spotkania i zapytać o jego plany na najbliższy rok szkolny oraz opowiedzieć o własnych. W takim przypadku każdy z tych wątków powinieneś zawrzeć w oddzielnym akapicie.

 

1. Apologising:

  • I hope you’ll understand… – Mam nadzieję, że zrozumiesz…
  • I’m really/ terribly sorry. – Jest mi bardzo/ strasznie przykro.
  • I hope you’ll accept my apology. – Mam nadzieję, że przyjmiesz moje przeprosiny.
  • I’m sorry for what happened. – Przepraszam za to, co się stało.

 

2. Asking for information:

  • Can you tell me. – Czy mógłbyś mi powiedzieć
  • Tell me. – Powiedz mi.
  • Let me know. – Powiedz mi/ Daj mi znać

 

3. Giving information:

  • That’s what you asked me about. –  Pytałeś mnie o to.
  • This is what I found out/ learnt. – Tego się dowiedziałem.
  • Let me know if you need more info. – Daj mi znać, jeśli potrzebujesz więcej informacji.
  • I’m glad I could help you. –  Cieszę się, że mogłem ci pomóc.

 

4. Inviting:

  • Please come to… – Przyjedź proszę do…
  • Why don’t you drop in/ come/ spend some time… – Może byś wpadł/ przyszedł/ spędził jakiś czas…
  • I’m writing to invite you… – Piszę, żeby cię zaprosić…
  • Please let me know if you’re coming. – Daj proszę znać, czy przyjedziesz.
  • I’m looking forward to meeting you. – Nie mogę się doczekać spotkania z tobą.
  • I’d be happy if you could come and spend some time with us.
    Cieszyłbym się, gdybyś mógł przyjechać i spędzić z nami trochę czasu.

 

5. Giving directions:

  • Here are some directions. – Oto parę wskazówek.
  • If you don’t know how to get there… – Jeśli nie wiesz, jak się tam dostać…
  • I hope the directions I’ve written are clear enough. – Mam nadzieję, że wskazówki, które ci napisałem, są dostatecznie jasne.
  • Please follow the directions. – Zastosuj się, proszę, do tych wskazówek.

 

6. Giving advice:

You asked me for advice and now let me tell you what I think you should do.
Prosiłeś mnie o radę, a teraz powiem ci, co według mnie powinieneś zrobić.

  • If I were you… – Na twoim miejscu…
  • If I were in your shoes… – Gdybym był na twoim miejscu…
  • Why don’t you… –  A może byś…
  • How about (doing) – A może byś…

Uwaga!

  • Struktura why don’t you… łączy się z bezokolicznikiem bez to, np.
    Why don’t you ask your parents for help? – A może poprosiłbyś rodziców o pomoc?
  • Konstrukcja How about… łączy się natomiast z czasownikiem z końcówką -ing, jak w zdaniu:
    How about asking your parents for help?

 

List nieformalny  – główne wymogi

główne wymogi

  • Powinien być napisany przejrzyście, czytelnie, z zachowaniem: – podziału na akapity (w wymaganiach egzaminacyjnych nie jest bezpośrednio powiedziane, że list nieformalny musi być podzielony na akapity. Taka forma jest jednak na pewno bardziej atrakcyjna dla czytającego i świadczy o tym, że uczeń myśli logicznie i zamierza przedstawić wymagane informacje w sposób uporządkowany);
  • Zawierać wszystkie części składowe (zwroty grzecznościowe, rozwinięcie, zakończenie);
  • Dopuszczalne jest stosowanie skrótów, tzw. contractions, np. she isn’t zamiast she is not, don’t zamiast do not itd;
  • Słownictwo powinno być proste, np. zamiast pisać
    I would be grateful if you were so kind to help me, napiszemy: Can you help me?
  • Nie używamy emotikonów i skrótów typowych tylko dla korespondencji elektronicznej (np. LOL zamiast: lots of love);
  • Posługujemy się raczej stroną czynną niż bierną dla uproszczenia wypowiedzi – a więc nie:
    This house will be renovated soon, tylko:
    My parents are going to do some things around the house.

 

Układ listu nieformalnego

  • Wstęp
    • Dziękujemy za ostatni list albo wyjaśniamy, dlaczego tak długo się nie odzywaliśmy.
    • Można też zapytać o zdrowie albo ogólnie o to, jak się żyje adresatowi listu.
    • Jeżeli odpisujemy na list, koniecznie dziękujemy za otrzymany list! Thank you for your letter…
  • Rozwinięcie: w kilku akapitach (ok. dwóch, trzech) omawiamy sprawy, jakie mamy do adresata. Pamiętaj, żeby sprawdzać punkt po punkcie, czy realizujesz wszystkie wskazówki zawarte w zadaniu.
    • Używanie zwrotów potocznych i nieformalnych wyrażeń też jest dozwolone!
      Np. well; by the way; anyway; so itd.;
    • Zdania twórz tak, jakbyś rozmawiał z kolegą, np.
      You know what I mean…;
      You think they’ll like it?;
      We should spend more time together, right?
    • Rozpocznij zwrotem grzecznościowym z imieniem, np.
      Dear Tom (Drogi, Tomie).
      Możesz też użyć samego imienia lub przywitać się
      (Jim,/ Hi/ Hello/ Hey)
  • Zakończenie:
    • podsumowujemy ustalenia (np. kto do kogo pierwszy przyjeżdża w odwiedziny i kiedy),
    • pozdrawiamy adresata i jego rodzinę,
    • oczywiście zapewniamy o tym, że tęsknimy (choćby tak: I look  forward to meeting you),
    • prosimy o szybką odpowiedź (Write to me soon, please!).
    • piszemy zwrot grzecznościowy:
      • Best wishes
      • Lots of love
      • Love
      • Regards

Zwroty do wykorzystania w liście nieformalnym (na końcu)

  • Thank you for your letter – Dziękuję za Twój list.
  • It was nice to hear from you – Miło było dostać od Ciebie wiadomość.
  • I’ve just received your letter. I’m so happy to hear that… – Właśnie otrzymałem Twój list. Jestem szczęsliwy, słysząc, że…
  • I’m sorry I haven’t answer earlier but I was really busy with my school. – Przepraszam, że nie pisałem wcześniej, ale byłem naprawdę zajęty w szkole.
  • I’m sorry I haven’t written for so long. – Przepraszam, że nie pisałem tak długo.
  • Please say you’ve forgiven me… (w liście zawierającym przeprosiny) – Proszę, zapewnij mnie, że wybaczyłeś.
  • Hope this was what you wanted – Mam nadzieję, że o to ci chodziło.
  • Let me know what happens – Informuj mnie na bieżąco.
  • Hope you can make it – it’ll be great fun! (w liście zawierającym zaproszenie) – Mam nadzieję, że ci się uda – to będzie świetna zabawa!
  • See you on Monday then – Zatem do zobaczenia w poniedziałek.

Takich zakończeń możesz użyć w swoim liście:

  • with kisses – buziaki
  • with love – z miłością
  • loving – kochający
  • looking forward to hearing from you – czekam na odpowiedź od Ciebie
  • see you soon – do zobaczenia wkrótce
  • hope you’ll write me soon – mam nadzieję, że wkrótce do mnie napiszesz
  • l looking forward to hearing from you soon
  • l well, that’s all for now
  • l will talk to you soon
  • l say hello to your sister
  • l I hope we’ll be able to meet very soon
  • l waiting for your letter