Writing a formal and/or informal letter is a typical examination task.

 

Differences between a formal and informal letter

Formal and informal letters differ in several aspects.
These are:

  • Layout, that is, the way you put the address, date, signature, etc. on a page;
  • Style, that is, the way you address the recipient;
  • Register, that is, the language you use.

 

I. Formal letter

The layout of a formal letter is very important. You should include the following elemnts in particular parts of the page:

  • your address (not your name!) in the top right-hand corner of the page;
  • the date below your address;
  • the recipient’s name and address on the left-hand side below the date.

You can begin a formal letter in a few ways.

  • If you know the recipient’s name, e.g. Brown, start with
    • Dear Mr./ Mrs./ Miss/ Ms Brown…
  • If you don’t know the recipient’s name, you may start with:
    • Dear Sir,
    • Dear Sirs,
    • Dear Sir or Madam,
    • To Whom It May Concern.
    Uwaga! Po wyżej wymienionych zwrotach nie stosujemy wykrzyknika, ale przecinek.

Remember! Do not use contracted forms (form skróconych, takich jak np. “I’ve”, “don’t”, “I’d”, itp.) in formal letters!

Endings

  • If you know the recipient’s name and started the letter with e.g. “Dear Mr. Brown”, you may finish with: “Yours sincerely” (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).
  • If you don’t know the recipient’s name, and therefore started with e.g. “Dear Sir or Madam”, finish with “Yours faithfully,” (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).
    Before “Yours faithfully/ sincerely” you can insert the expression “Best regards” or “Kind regards” (Łączę pozdrowienia).

 

1. Letter of Enquiry (List z pytaniem o informację)

This is a kind of letter which you write in order to obtain certain information. For example, you may be asked to ask for information concerning possibilities of using a library. Remember to explain what information you want to get and why.

Useful phrases:

You can start your letter of enquiry with:

  • I am writing to ask/ inquire/ enquire about…
    Piszę, żeby zapytać o…
  • May I ask for/ request information…
    Czy mogę prosić o informacje…
  • Could you please send further information concerning…
    Proszę o przesłanie mi dalszych informacji dotyczących…
  • I would be grateful if you could send me details of…
    Byłbym wdzięczny, gdyby przesłali mi Państwo szczegółowe informacje dotyczące….

You can finish your letter with:

  • I look forward to receiving…
    Oczekuję, że otrzymam…
  • It would be of great help if you could send me the information.
    Gdyby mogli mi Państwo przesłać informacje, byłoby to bardzo pomocne.

Remember!
“Information” to rzeczownik niepoliczalny. Nigdy nie poprzedza się go przedimkiem nieokreślonym “a”, nie można też od niego utworzyć liczby mnogiej. Jeśli chcemy podkreślić, że interesuje nas pojedyncza, konkretna informacja, użyjemy wyrażenia „an item of information” albo „a piece of information”.

 

2. Application for a job

You can be asked to write an application for a part-time or seasonal job.
In such a letter you may be asked to:

  • explain which post you are interested in;
  • indicate where you found the advertisement you are replying to;
  • give information about yourself;
  • state why you are interested in the job and what your qualifications are.

Useful phrases:

You can start your letter of application with:

  • I am writing with regard to your advertisement.
    Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie.
  • I would like to apply for the post of…
    Chciałbym kandydować na stanowisko…

You can finish your letter of application with:

  • Please contact me regarding an interview.
    Proszę skontaktować się ze mną w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej.
  • I look forward to meeting you.
    Czekam na spotkanie z Państwem.

 

3. Letter of Complaint

If you happen to write a letter of complaint (zażalenie, skarga, reklamacja)), you ought to:

  • explain briefly why you are writing (e.g. that you bought a faulty product);
  • give further details of the reason for your complaint;
  • inform what you expect to be done with the situation (e.g. that you want your money back).

Useful phrases:

You can start your letter of complaint with:

  • I am writing to complain about…
    Piszę, by złożyć zażalenie w sprawie…
  • I was disgusted by…
    Byłem zdegustowany…
  • I am writing to express my dissatisfaction with…
    Piszę, żeby wyrazić moje rozczarowanie…

You can finish your letter of complaint with:

  • I hope you will replace (the product)…
    Mam nadzieję, że wymienicie (produkt)…
  • I must insist that you…
    Domagam się, żeby Państwo…
  • I trust the matter will be resolved…
    Wierzę, że problem ten zostanie rozwiązany…

Remember!
In any type of formal letter include all the necessary facts. Do not write about things that are irrelevant. In other words, do not mention facts that are unimportant.
(W listach formalnych wspomnij o wszystkich ważnych faktach, pomiń jednak te, które są nieistotne lub nie mają wiele wspólnego z opisywaną sytuacją.)

 

II. Informal letters

There are a few types of letters, depending on the reason for writing. You can be asked to write an informal letter, for example a postcard to a friend. Always follow the instructions and include the information you are given.
In an informal letter you can (or even should) use every day language and contracted forms (“I’ve”, “We’ll”, “She’s”, etc.).

Beginnings
An informal letter can be started with:

  • Dear (Peter) – Drogi (Piotrze)!
  • Hi – Cześć!
  • Hello – Cześć!

Endings

  • Best wishes – Pozdrawiam
  • Love – Całuję

Useful phrases:

In an informal letter you may be required to:

  1. apologise;
  2. ask for information;
  3. give information;
  4. invite someone;
  5. give directions;
  6. give advice, etc.

Uwaga! W liście prywatnym zazwyczaj będziesz musiał zamieścić kilka informacji różnego typu, np. przeprosić, że nie przyjedziesz na umówione spotkanie z kolegą, zaproponować inny termin spotkania i zapytać o jego plany na najbliższy rok szkolny oraz opowiedzieć o własnych. W takim przypadku każdy z tych wątków powinieneś zawrzeć w oddzielnym akapicie.

1. Apologising:

  • I hope you’ll understand…
    Mam nadzieję, że zrozumiesz…
  • I’m really/ terribly sorry.
    Jest mi bardzo/ strasznie przykro.
  • I hope you’ll accept my apology.
    Mam nadzieję, że przyjmiesz moje przeprosiny.
  • I’m sorry for what happened.
    Przepraszam za to, co się stało.

2. Asking for information:

  • Can you tell me.
    Czy mógłbyś mi powiedzieć
  • Tell me.
    Powiedz mi.
  • Let me know.
    Powiedz mi/ Daj mi znać

3. Giving information:

  • That’s what you asked me about.
    Pytałeś mnie o to.
  • This is what I found out/ learnt.
    Tego się dowiedziałem.
  • Let me know if you need more info.
    Daj mi znać, jeśli potrzebujesz więcej informacji.
  • I’m glad I could help you.
    Cieszę się, że mogłem ci pomóc.

4. Inviting:

  • Please come to…
    Przyjedź proszę do…
  • Why don’t you drop in/ come/ spend some time…
    Może byś wpadł/ przyszedł/ spędził jakiś czas…
  • I’m writing to invite you…
    Piszę, żeby cię zaprosić…
  • Please let me know if you’re coming.
    Daj proszę znać, czy przyjedziesz.
  • I’m looking forward to meeting you.
    Nie mogę się doczekać spotkania z tobą.
  • I’d be happy if you could come and spend some time with us.
    Cieszyłbym się, gdybyś mógł przyjechać i spędzić z nami trochę czasu.

5. Giving directions:

  • Here are some directions.
    Oto parę wskazówek.
  • If you don’t know how to get there…
    Jeśli nie wiesz, jak się tam dostać…
  • I hope the directions I’ve written are clear enough.
    Mam nadzieję, że wskazówki, które ci napisałem, są dostatecznie jasne.
  • Please follow the directions.
    Zastosuj się, proszę, do tych wskazówek.

6. Giving advice:

  • You asked me for advice and now let me tell you what I think you should do.
    Prosiłeś mnie o radę, a teraz powiem ci, co według mnie powinieneś zrobić.
  • If I were you/ If I were in your shoes…
    Na twoim miejscu…
  • Why don’t you…
    A może byś…
  • How about (doing)
    A może byś…

Uwaga!

  • Struktura why don’t you… łączy się z bezokolicznikiem bez “to”, np.
    Why don’t you ask your parents for help?
    (A może poprosiłbyś rodziców o pomoc?)
  • Konstrukcja How about… łączy się natomiast z czasownikiem z końcówką -ing, jak w zdaniu:
    How about asking your parents for help?
    (A może poprosiłbyś rodziców o pomoc?)

 

Podsumowanie

  • W listach formalnych staraj się używać bardziej wyszukanego słownictwa niż w listach prywatnych.
  • Nie używaj form skróconych w listach formalnych.
  • W liście zamieść wszystkie informacje zawarte w poleceniu.
  • Pamiętaj, żeby każdy nowy wątek lub aspekt opisywanej przez Ciebie sytuacji znalazł się w osobnym akapicie.
  • Uwaga! W języku angielskim, inaczej niż w polskim, nie piszemy „you” wielką literą.