Formal and informal letters

You can begin a formal letter in a few ways.

• If you know the recipient’s name, e.g. Brown, start with
  • Dear Mr./ Mrs./ Miss/ Ms Brown…
• If you don’t know the recipient’s name, you may start with:
  • Dear Sir,
  • Dear Sirs,
  • Dear Sir or Madam,
  • To Whom It May Concern.

Uwaga! Po wyżej wymienionych zwrotach nie stosujemy wykrzyknika, ale przecinek.

1. Letter of Enquiry (List z pytaniem o informację)

This is a kind of letter which you write in order to obtain certain information. For example, you may be asked to ask for information concerning possibilities of using a library. Remember to explain what information you want to get and why

Useful phrases:

You can start your letter of enquiry with:

• I am writing to ask/ inquire/ enquire about… – Piszę, żeby zapytać o…
• May I ask for/ request information… – Czy mogę prosić o informacje…
• Could you please send further information concerning… – Proszę o przesłanie mi dalszych informacji dotyczących…
• I would be grateful if you could send me details of… – Byłbym wdzięczny, gdyby przesłali mi Państwo szczegółowe informacje dotyczące….

You can finish your letter with:

• I look forward to receiving… – Oczekuję, że otrzymam…
• It would be of great help if you could send me the information. – Gdyby mogli mi Państwo przesłać informacje, byłoby to bardzo pomocne.

2. Application for a job

You can be asked to write an application for a part-time or seasonal job. In such a letter you may be asked to:

• explain which post you are interested in;
• indicate where you found the advertisement you are replying to;
• give information about yourself;
• state why you are interested in the job and what your qualifications are.

Useful phrases:

You can start your letter of application with:

• I am writing with regard to your advertisement. – Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie.
• I would like to apply for the post of… – Chciałbym kandydować na stanowisko…

You can finish your letter of application with:

• Please contact me regarding an interview. – Proszę skontaktować się ze mną w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej.
• I look forward to meeting you. – Czekam na spotkanie z Państwem.

3. Letter of Complaint (Zażalenie, skarga, reklamacja)

If you happen to write a letter of complaint, you ought to:

• explain briefly why you are writing (e.g. that you bought a faulty product);
• give further details of the reason for your complaint;
• inform what you expect to be done with the situation (e.g. that you want your money back).

Useful phrases:

You can start your letter of complaint with:

• I am writing to complain about… – Piszę, by złożyć zażalenie w sprawie…
• I was disgusted by… – Byłem zdegustowany…
• I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę, żeby wyrazić moje rozczarowanie…

You can finish your letter of complaint with:

• I hope you will replace (the product)… – Mam nadzieję, że wymienicie (produkt)…
• I must insist that you… – Domagam się, żeby Państwo…
• I trust the matter will be resolved… – Wierzę, że problem ten zostanie rozwiązany…

Endings

• If you know the recipient’s name and started the letter with e.g.
  • Dear Mr. Brown, you may finish with: Yours sincerely
    (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).
• If you don’t know the recipient’s name, and therefore started with e.g.
  • Dear Sir or Madam, finish with Yours faithfully
    (odpowiednik zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, itp.).

Before Yours faithfully/ sincerely you can insert the expression “Best regards” or “Kind regards” (Łączę pozdrowienia).

List formalny – główne wymogi

• powinien być czytelny, napisany w przejrzystym układzie, adres i inne części listu powinny być wyraźnie wyodrębnione;
• styl grzeczny i bezosobowy (czyli stosujemy przyjęte formy np. pożegnania i powitania zamiast dowolnych,
  (nie piszemy: lots of kisses tylko Yours faithfully itd.;
• używamy pełnych form gramatycznych (np. nie I’d like tylko I would like, nie: I’m tylko I am itd.);
• stosujemy wyszukane słownictwo, np.
  I am writing to enquire whether you could help me (a nie: Can you help me?;
• często używamy strony biernej
  Your luggage will be delivered as soon as possible, (a nie: We’ll send your luggage ASAP);
• formułujemy zdania złożone oraz używamy słów, takich jak:
  • moreover (co więcej),
  • however (jakkolwiek),
  • on the other hand (z drugiej strony)

Zapamiętaj układ listu formalnego

(1) adres nadawcy
data
Najczęściej najpierw podajesz
dzień tygodnia, następnie dzień miesiąca i miesiąc:
Tuesday, 17th September
Datę możesz zapisać także w skrócie:
Tue, 17th Sep

nazwisko odbiorcy
adres odbiorcy

(2) Zwrot grzecznościowy,

• Wstęp (podajemy, dlaczego piszemy, powołujemy się na odpowiednie pisma, jeśli to odpowiedź na inny list; podajemy datę, jeśli to odpowiedź na ogłoszenie w gazecie)
• Rozwinięcie (omawiamy sprawy, jakie mamy do przekazania adresatowi)
• Zakończenie (podsumowujemy ustalenia, zadajemy pytania, prosimy o odpowiedź, np.
  I look forward to hearing from you – czekam niecierpliwie na odpowiedź.

Yours faithfully/Yours sincerely

Imię i nazwisko
Odręczny podpis

Uwaga

• Przeciwnie niż po polsku! W adresie nadawcy nie piszemy imienia i nazwiska, tylko adres (zaczynając od numeru domu i ulicy)
• Typowy zwrot grzecznościowy to: Dear Sir/Madam (jeśli nie znamy osoby, do której piszemy); jeśli znamy, piszemy:
  Dear Mrs Kowalska; Uwaga: nigdy po angielsku nie piszemy Dear Mrs/Mr plus imię, to duży błąd!
• Kończymy:
  • Yours faithfully – gdy nie znamy nazwiska adresata listu
  • Yours sincerely – gdy znamy
• Każda nowa kwestia i sprawa powinny być w osobnym akapicie! Często akapity oddzielone są jeszcze dodatkową interlinią.

• Dear (Peter), – Drogi (Piotrze)!
• Hi – Cześć!
• Hello – Cześć!

Endings

• Best wishes – Pozdrawiam
• Love – Całuję

Uwaga!

W liście prywatnym zazwyczaj będziesz musiał zamieścić kilka informacji różnego typu, np. przeprosić, że nie przyjedziesz na umówione spotkanie z kolegą, zaproponować inny termin spotkania i zapytać o jego plany na najbliższy rok szkolny oraz opowiedzieć o własnych. W takim przypadku każdy z tych wątków powinieneś zawrzeć w oddzielnym akapicie.

1. Apologising:

• I hope you’ll understand… – Mam nadzieję, że zrozumiesz…
• I’m really/ terribly sorry. – Jest mi bardzo/ strasznie przykro.
• I hope you’ll accept my apology. – Mam nadzieję, że przyjmiesz moje przeprosiny.
• I’m sorry for what happened. – Przepraszam za to, co się stało.

2. Asking for information:

• Can you tell me. – Czy mógłbyś mi powiedzieć
• Tell me. – Powiedz mi.
• Let me know. – Powiedz mi/ Daj mi znać

3. Giving information:

• That’s what you asked me about. – Pytałeś mnie o to.
• This is what I found out/ learnt. – Tego się dowiedziałem.
• Let me know if you need more info. – Daj mi znać, jeśli potrzebujesz więcej informacji.
• I’m glad I could help you. – Cieszę się, że mogłem ci pomóc.

4. Inviting:

• Please come to… – Przyjedź proszę do…
• Why don’t you drop in/ come/ spend some time… – Może byś wpadł/ przyszedł/ spędził jakiś czas…
• I’m writing to invite you… – Piszę, żeby cię zaprosić…
• Please let me know if you’re coming. – Daj proszę znać, czy przyjedziesz.
• I’m looking forward to meeting you. – Nie mogę się doczekać spotkania z tobą.
• I’d be happy if you could come and spend some time with us.
  Cieszyłbym się, gdybyś mógł przyjechać i spędzić z nami trochę czasu.

5. Giving directions:

• Here are some directions. – Oto parę wskazówek.
• If you don’t know how to get there… – Jeśli nie wiesz, jak się tam dostać…
• I hope the directions I’ve written are clear enough. – Mam nadzieję, że wskazówki, które ci napisałem, są dostatecznie jasne.
• Please follow the directions. – Zastosuj się, proszę, do tych wskazówek.

6. Giving advice:

You asked me for advice and now let me tell you what I think you should do.
Prosiłeś mnie o radę, a teraz powiem ci, co według mnie powinieneś zrobić.

• If I were you… – Na twoim miejscu…
• If I were in your shoes… – Gdybym był na twoim miejscu…
• Why don’t you… – A może byś…
• How about (doing) – A może byś…

Uwaga!

• Struktura why don’t you… łączy się z bezokolicznikiem bez to, np.
  Why don’t you ask your parents for help? – A może poprosiłbyś rodziców o pomoc?
• Konstrukcja How about… łączy się natomiast z czasownikiem z końcówką -ing, jak w zdaniu:
  How about asking your parents for help?

List nieformalny – główne wymogi

główne wymogi

• Powinien być napisany przejrzyście, czytelnie, z zachowaniem: – podziału na akapity (w wymaganiach egzaminacyjnych nie jest bezpośrednio powiedziane, że list nieformalny musi być podzielony na akapity. Taka forma jest jednak na pewno bardziej atrakcyjna dla czytającego i świadczy o tym, że uczeń myśli logicznie i zamierza przedstawić wymagane informacje w sposób uporządkowany);

• Zawierać wszystkie części składowe (zwroty grzecznościowe, rozwinięcie, zakończenie);

• Dopuszczalne jest stosowanie skrótów, tzw. contractions, np. she isn’t zamiast she is not, don’t zamiast do not itd;

• Słownictwo powinno być proste, np. zamiast pisać
  I would be grateful if you were so kind to help me, napiszemy: Can you help me?

• Nie używamy emotikonów i skrótów typowych tylko dla korespondencji elektronicznej (np. LOL zamiast: lots of love);

• Posługujemy się raczej stroną czynną niż bierną dla uproszczenia wypowiedzi – a więc nie:
  This house will be renovated soon, tylko:
  My parents are going to do some things around the house.

Układ listu nieformalnego

• Wstęp
  • Dziękujemy za ostatni list albo wyjaśniamy, dlaczego tak długo się nie odzywaliśmy.
  • Można też zapytać o zdrowie albo ogólnie o to, jak się żyje adresatowi listu.
  • Jeżeli odpisujemy na list, koniecznie dziękujemy za otrzymany list! Thank you for your letter…

• Rozwinięcie: w kilku akapitach (ok. dwóch, trzech) omawiamy sprawy, jakie mamy do adresata. Pamiętaj, żeby sprawdzać punkt po punkcie, czy realizujesz wszystkie wskazówki zawarte w zadaniu.
  • Używanie zwrotów potocznych i nieformalnych wyrażeń też jest dozwolone!
    Np. well; by the way; anyway; so itd.;
  • Zdania twórz tak, jakbyś rozmawiał z kolegą, np.
    You know what I mean…;
    You think they’ll like it?;
    We should spend more time together, right?
  • Rozpocznij zwrotem grzecznościowym z imieniem, np.
    Dear Tom (Drogi, Tomie).
    Możesz też użyć samego imienia lub przywitać się
    (Jim,/ Hi/ Hello/ Hey)

• Zakończenie:
  • podsumowujemy ustalenia (np. kto do kogo pierwszy przyjeżdża w odwiedziny i kiedy),
  • pozdrawiamy adresata i jego rodzinę,
  • oczywiście zapewniamy o tym, że tęsknimy (choćby tak: I look forward to meeting you),
  • prosimy o szybką odpowiedź (Write to me soon, please!).
  • piszemy zwrot grzecznościowy:
    • Best wishes
    • Lots of love
    • Love
    • Regards